Digitalização de Processos Baseados em Papel

 

Décadas depois que os computadores supostamente acabavam com os negócios baseados em papel, ainda estamos nisso, usando documentos para enviar e receber informações e atuando como proxies nos processos de negócios. É difícil dizer se o consumo de papel diminuiu graças à digitalização, porque é difícil encontrar boas estatísticas de uso histórico. No entanto, isso realmente não importa, porque os negócios estão se afogando em papel – e, mais importante, as despesas associadas a ele.

Os escritórios dos EUA usam 12,1 trilhões de folhas de papel por ano, de acordo com o The World Counts, um site perspicaz. Outros tipos de uso de papel – como embalagens, publicações e jornais – aumentam esse número.

Ao mesmo tempo, há um aspecto ambiental que está se tornando cada vez mais importante. São necessárias 75 mil árvores de papel apenas para imprimir a edição de domingo do The New York Times, observa o mesmo site, e aponta que metade do desperdício de empresas é composta de papel.

Abordagens mais inteligentes

Não é só porque usamos muito papel – é também que o uso é muito temporário comparado ao tempo que leva para cultivar uma árvore. Basta dizer que o sonho do escritório sem papel não se materializou, mas ainda há uma necessidade urgente de usar menos papel e por mais razões do que a ecologia ou a conservação sozinha.

O papel impresso é um substituto para o custo e a ineficiência. Ela requer impressoras e tinta, assim como mão-de-obra humana para usá-la, movê-la, gravá-la e, eventualmente, descartá-la. Com muita frequência, vemos tais fatos como ameaças ao status quo.
Eu quase posso ouvir as pessoas dizendo: “O que devemos fazer, fechar o escritório?” Não definitivamente NÃO. Situações como esta são desafios para inventar melhores abordagens; eles são o estímulo para inventar maneiras mais inteligentes de fazer negócios.

Nitro’s Tools

Fiquei impressionado com as táticas da empresa de gerenciamento de documentos Nitro (às vezes um cliente meu) para lidar com o problema. Esta semana, introduziu produtos destinados a melhorar a eficiência dos processos de negócios baseados em papel, que é diferente da simples digitalização de papel.

Processos eficientes podem reduzir a necessidade de papel em primeiro lugar, permitindo que as empresas continuem enquanto economizam papel, impressoras, tinta e mão-de-obra.

Depois de tantos anos, você poderia pensar que o gerenciamento de documentos estaria mais adiantado. Francamente, outros fornecedores oferecem muitas das mesmas funções que o Nitro, mas normalmente a preços mais altos, o que tem o impacto perverso de limitar o uso de boas tecnologias.

Por exemplo, a captura de assinaturas pode ser feita eletronicamente, eliminando a necessidade de imprimir um formulário, assiná-lo e devolvê-lo, e outros fornecedores também fazem o trabalho. No entanto, a Nitro assumiu o desafio de ser a produtora de baixo custo em um mercado estabilizado em torno de produtos de preço mais alto. Assim, o esforço da Nitro é o clássico de democratizar uma tecnologia para colocá-la nas mãos de todas as pessoas que podem usá-la e, assim, colher os benefícios para suas organizações.

Como outros fornecedores de gerenciamento de documentos, a Nitro tem um conjunto de ferramentas de manipulação de documentos para suportar processos básicos. Além disso, nesta era da IA, quando é tão importante analisar os dados de uso, a Nitro aplica a análise para identificar áreas onde a implementação mais precisa pode eliminar o uso de papel. É por isso que o papel é um substituto tão importante, e por que rastrear como ele é usado pode esclarecer processos que podem parecer um pouco obscuros.

Como um concorrente no mercado de gerenciamento de documentos, a Nitro entendeu a importância dos serviços e do gerenciamento de mudanças. Depois de décadas, o mercado de gerenciamento de documentos está bem coberto, e é impossível esperar ter sucesso em criar um nicho, se isso significar extrair e substituir o que já está lá.

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